スケジュールの調整

　チームで作業を行う場合、一人ひとりで別々にスケジュールを考えられても困ります。お互いに、良く似た作業を想定しているかも知れませんし、逆にチームとして必要な作業を誰も考えていないかも知れません。また、成果物が交換されるような場面で、相互の作業の順序が逆になっているかも知れません。

　当人にとっては、作業の順序が前後入れ替わっても、作業の「総量」は変わらないのですがが、「連携」が悪いと、「終わりの時間」が確実に後ろに延びてしまいます。つまり、そこに「待ち時間」という隙間が入ってくるのです。この結果、その場になって「暫定作業」が組み込まれたりして、確実にリワークになります。

　スケジュールの調整には以下のように２、ないし３段階想定できます。

　　１）メンバー間のスケジュールの調整
　　２）概スケジュールの調整
　　３）各自のスケジュールそのものの再調整

　チームの場合、先ずはメンバー間のスケジュールの調整を行って下さい。チェックポイントとしては、以下のようなことが考えられます。

　　・お互いに類似の作業が想定されていないか？
　　・メンバー間で交換される成果物のタイミングが適切か？
　　・欠落している作業はないか？

　中には最初から概スケジュールを外しているものもあるかも知れませんが、この段階まで来たら、先ずはメンバー間で調整してみて下さい。その過程で、新しいアイデアが考えられるかも知れませんし、類似の作業が発見されるかも知れません。

　それでも、「概スケジュール」を外してしまうようでしたら、今度は以下のポイントで検討し直して下さい。

　　・分担の一部を再配分する必要は？
　　・分担そのものがその人に適切ではなかったのか？
　　・取り掛かりの時期を早める方法はあるか？
　　・新たなスタッフの投入が必要か？（但し予算内で）

　それでも、概スケジュールを満たせないようでしたら、改めて顧客や依頼主に交渉することになります。このとき、

　　・何が満たせないのか（満たせない成果物＝製品の種類）
　　・どれだけ満たせないのか（日程的にどれぐらい遅れるのか）
　　・概スケジュールをどうすれば満たせるのか（解決のための対案）

を持って交渉することになります。このとき、「対案」を用意することが、交渉を有利に運ぶ一つの方歩です。「対案」を持つには、最初の要求仕様を良く読んで、交渉の余地のあるポイントを探します。そして、此処まで考えてきたスケジュールから、自分たちとして「可能な線」を想定します。何れにしろ、ここまで詳細なスケジュールが検討されていないと、「対案」は出せないでしょう。

　そのため、現実には殆どの交渉の場面で交わされる言葉は、「この納期、もうちょっと何とかなりませんか？」というものです。もし、私が発注者なら、この“もうちょっと”という言葉に対して、鋭く切り込んでいるでしょう。

　もう一つのケースとして、概スケジュールに対して概ねミート出来そうだけど、一部のメンバーのスケジュールがどうしても外してしまう様な場合で、改良の余地があると見なされる場合は、その人のスケジュールをもう一度見直すことになります。

　このとき、ポイントは当人だけにしないことです。それは「分かる」の項でもふれていますが、既に当人としては「分かる」の限界に居る可能性があるからです。このような状態で一人にしても、新しいアイデアは簡単には出てこないでしょう。したがって、此処はリーダーか、それに準ずる人を交えて、お互いに話をしながら新しい方法を考えることが必要です。

　何れにしろ、「約束」が根底にある以上、スケジュールは「命」です。